Metodologia 5S

Conheça a metodologia que irá aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a eficiência da sua empresa.



Essa metodologia é base de muitas empresas de sucesso e grande porte no mundo. Estamos falando dos 5S (seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke) é um método normalmente usado por uma empresa de fabricação para alcançar um ambiente de trabalho efetivo, eficiente e organizado, de modo a aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar os padrões de qualidade. Um bom exemplo disso é a Toyota no Japão, tão limpa e organizada que parece ser impossível de acreditar que neste lugar exista uma fábrica de carros. Porém, empresas de diversos segmentos têm reconhecido o valor da metodologia e buscado aplicá-la em seus negócios. Mesmo que a empresa venha ser pequena e com poucos funcionários ou até mesmo em residências é possível implantar os 5S.

O conceito do 5S foi criado no Japão e está relacionado à qualidade total e à cultura, e tem como objetivo orientar as empresas para a disciplina e a criação de oportunidades de melhorias nos processos — reduzindo os desperdícios e aumentando a eficiência operacional, produtividade e motivação.

Em meio a tantos recursos disponíveis na vida ou mesmo nas organizações, é preciso aprendermos a utilizar destes recursos. É necessário ordená-los, limpá-los, conservá-los ou mesmo jogar fora ou reciclar estes recursos quando chegar o momento. O 5s funciona a partir do momento que o indivíduo internaliza este conceito e o coloca em prática. O colaborador o recebe como uma filosofia de vida pessoal e é da natureza pessoal que a organizacional se beneficia.

Além de pedir o envolvimento e participação de todos os funcionários, é necessário de que as pessoas estejam convencidas de que a ferramenta realmente trará benefícios tanto na vida profissional quanto pessoal.

Faça a implantação por etapas. Cada “S” deve ser implantado no seu tempo.

Crie equipes que possam compartilhar o que aprenderam e aloque as mesmas em diferentes áreas. Estas equipes irão mapear os problemas, os desperdícios e os riscos criando planos de ação e procedimentos para manter a ferramenta em um ciclo de melhoria contínua.

Tire fotos do novo padrão estabelecido, crie rotinas de limpeza, organização. Seja consistente e realista às metas e padrões estabelecidos. Encontre a sua forma de implantar, levando em consideração a rotina do seu negócio.

Seiri

Se refere a evitar o que for desnecessário, ou o “senso de utilização”. Ao separar aquilo que é realmente necessário ao trabalho daquilo que é supérfluo, ou desnecessário, passando-o para outros que possam fazer uso dele ou simplesmente descartando, conseguimos melhorar a arrumação e dar lugar ao novo.

Classificando itens que não são necessários, segregando e eliminando-os no trabalho de forma sistemática. O processo de separação é útil para determinar os materiais necessários no presente ou no futuro e deve ser armazenado em uma área de armazenamento designada. Itens desnecessários serão descartados. O arranjo usado para manter cada material na empresa no lugar correto é nomeado como etiquetas. O material e equipamentos com defeitos ou pouco utilizados na empresa causam a desordem do trabalho e diminuem a eficiência.

A implantação do senso de utilização gera menos riscos, ganho de espaço, facilidade de limpeza e manutenção, melhor controle dos estoques e redução de custos.

Seiton

Significa deixar tudo em ordem, ou o “senso de organização”. É literalmente arrumar tudo, deixar as coisas arrumadas e em seu devido lugar para que seja possível encontrá-las facilmente sempre que necessário. Assim, evita-se o desperdício de tempo e energia.

Especialmente importante é a visualização, de modo a se concentrar na necessidade do local de trabalho. Ferramentas, equipamentos e materiais devem ser sistematicamente organizados para o acesso mais fácil e eficiente. Os principais objetivos do Seiton estão na formação de um local de trabalho regular, evitando perda de tempo ao procurar o material e tornando o trabalho à prova de erros.

Um ambiente físico e digital organizado traz uma maior economia de tempo, que pode se chegar à 65% na produtividade, além da facilidade na localização dos materiais.

Seiso

Significa manter limpo, ou o “senso de limpeza”. Agora que você já tirou tudo que era desnecessário e deixou tudo em ordem, é preciso manter assim.

Descreve a necessidade de um local de trabalho limpo. A limpeza deve se tornar uma atividade diária. A poeira, a sujeira e os resíduos são a fonte de desordem, indisciplina, ineficiência, produção defeituosa e acidentes de trabalho. O local de trabalho deve ser limpo em intervalos regulares. Todas as ferramentas e equipamentos devem ser restaurados em seus próprios locais após a sua utilização.

O senso de limpeza pode ir além do aspecto físico, abrangendo também o relacionamento pessoal onde se preserva um ambiente de trabalho onde impere a transparência, honestidade, franqueza e o respeito.

Este senso pode trazer mais benefícios do que se imagina tais como:
Ambiente saudável e agradável
Redução da possibilidade de acidentes
Melhor conservação de ferramentas e equipamentos
Melhoria no relacionamento interpessoal.

Seiketsu

Cuidado pela saúde e higiene, ou “senso de saúde e higiene”. Não adianta nada mantermos o local de trabalho limpo se não cuidarmos de nossa higiene pessoal também.
Estabelece as regras padrão para manter a higiene perfeita e ambiente seguro no local de trabalho. O objetivo deste passo é manter, padronizar e prevenir a presente ordem e regularidade. Os sistemas necessários são formados para manter a continuidade dessas boas práticas no local de trabalho. Os padrões devem ser muito comunicativos, claros e fáceis de entender. Com relação a isso, durante a preparação e a melhoria, você deve envolver todos os participantes no processo no local de trabalho, isto é, os trabalhadores diretos.

Além disso podemos observar mais benefícios com a implantação do Seiketsu:
Facilidade de localização e identificação dos objetos e ferramentas;
Equilíbrio físico e mental
Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc)
Melhoria nas condições de segurança.

Shitsuke

Disciplina. Este conceito é um pouco mais abrangente do que o significado ao qual estamos acostumados de seguir as normas. Ele se refere também ao caráter que deve ser honrado, educado e manter bons hábitos.

Treine os funcionários disciplinados para praticar o sistema 5S continuamente para que os hábitos entre para dentro da cultura da organização. Este é, de longe, o S mais difícil de implementar e alcançar. As pessoas tendem a resistir às mudanças e até mesmo o plano 5S mais bem estruturado irá falhar se não for reforçado constantemente. Ele cria um sistema de educação, cooperação, disciplina e inspeção para proteger a melhor situação presente.

Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho
Trabalho diário agradável
Valorização do ser humano
Aumento da consciência e da moral.
Diminuição da quantidade de erros resultante da falta de atenção
Procedimentos de acordo com as decisões
Melhoria dos processos de comunicação interna
Melhoria na interação das relações humanas
Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos.

O aprendizado e a prática do 5s proporciona a melhoria da qualidade de vida pessoal e profissional.


Nany Martins

Mentora e Executiva

Mentora, executiva e especialista em estruturação de negócios, Nany Martins, em seus 15 anos de experiência no mercado financeiro, se destacou e ganhou prêmios como executiva de inteligência de mercado. Formada em Administração de Empresas, pós-graduada em Finanças, com MBA em Negócios Internacionais e International Professional Master Coach - Institute of Coaching Professional Association (ICPA), órgão afiliado à HARVARD MEDICAL SCHOOL




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